Vi vil bygge idrettsanlegg er utdrag fra modulen som inngår i idrettens lederstige. Målsettingen er at du skal få en oversikt over hva som inngår i byggeprosessen, hvordan man kan organisere arbeidet, og krav/anvar idretten vil stå overfor som byggherre/driver og hva som er kommunens ansvar. For å få et mer helhetlig bilde bør innholdet også sees i sammenheng med
modul 1 (Planlegging).
FRA IDÉ TIL REALISERING
Viktige oppgaver
Det diskuteres jo stadig i mange lag, "vi trenger ei ny grasslette", vi trenger nytt tak på klubbhuset eller sågar en ny hall. Ved å lese gjennom dette dokumentet kan det være med å bistå dere i prosessen mot en eventuell realisering av det lenge etterlengtede anlegget.
Det er viktig å finne de rette personene til dette arbeidet, personer som ikke allerede er for belastet i klubbens øvrige drift og som samtidig har kunnskaper knyttet til det å bygge. Hovedstyret fatter normalt vedtak om slike tiltak, det vil si utredning av ideen, så bring dette frem dit det hører hjemme i din forening.
Utredning
Har dere en egen plangruppe som tar tak i ideen blir dette deres viktigste oppgave. Det kan være lurt å velge en hovedansvarlig for utredningen, eller en prosjektleder. Dette avhenger av kompleksiteten på anlegget og tempo dere setter i fremdriften. Det er alltid entusiasme i plan og byggefasen, men tenk hverdagen 5-10 år frem i tid. Husk det er lett å underbudsjettere kostnadene ved driften av anlegget.
Viktige oppgaver
- Endelig avklaring av behov og behovsdokumentasjon utover det som foreligger i lagets anleggsplan. Dersom dere ikke har en anleggsplan, så bør dette lages.
- Med anleggsplan menes en grundig gjennomgang i klubbens øverste ledelse på hvilke anlegg vi rår over i dag og hvilke anlegg klubben kan trenge i årene som kommer. Se også: Vi planlegger idrettsanlegg.
- Analyse av tomtespørsmål/lokalisering.
- Vurder kombinasjonsmuligheter, ta gjerne en befaring på andre anlegg og innhent erfaringer fra disse. Ta også kontakt med idrettskrets - kommune for å finne frem til lignende anlegg.
- Byggeprogram (inkl. romprogram), krvavsspesifikasjoner, forslag til konsept/disposisjon, mål og utforming og forhold for funksjonshemmede, miljø og det estetiske.
- Kontakt også kommunen om kommuneplaner og reguleringsplaner. Hvordan ser idrettsrådet (IR) i kommunen på idekonseptet og mulig innpassing i den kommunale delplanen for anlegg.
ANBUDS- OG KONTRAKTSFASEN
Dere har nå tatt stilling til hovedprosjektet, fått godkjent de tekniske planene og vedtatt finansieringsplanen. Byggekomiteen, som dere har etablert paralellet med at utredningen har pågått, tar nå over.
- Komiteen skal sørge for at forutsetningene blir fulgt i den detaljerte utarbeiding av de nødvendige underlag for byggemelding og andre offentlige godkjenninger - konferer gjerne med teknisk etat i kommunen ved behov, og for eventuelt anbud.
- Arbeidene kan deles opp i flere kontrakter dersom dett er en fordel f.eks av hensyn til dugnadsinnsatsen.
- Til hjelp i anbudsrunden bruk NS3400 for å være sikker på at anbyderne har gitt priser på likt grunnlag slik at sammenlingningen er reell.
- For større oppgaver sørg for detaljert produktmateriell og produktbeskrivelse (kvalitetssikring), byggemelding, offentlige godkjenninger, entrepriseform, vurdering av entrepriseoppdeling, anbuds- og kotraktsbestemmelser, arbeidsbeskrivelser med mengdefortegnelse og detaljerte tegninger.
Her kan dere søke hjelp : www.standard.no
NS3400 - Regler om anbudskonkurranser.
NS3420 - Beskivelsestekster for bygg og anlegg.
NS3430 - Alminnelige kontraktsbestemmelser.
Innhent anbud fra flere og søk gjerne hjelp for tolkning av anbudene. Kontrakt bør ikke inngås før fagkyndig personell har vurdert anbudene. Legg frem for styret for endelig kontraktsundertegnelse. Bruk gjerne NS3410 - Alminnelige kontrakter / avtaler.
UTBYGGINGSFASEN
Normalt utføres litt større arbeider av en eller flere entreprenører i henhold til anbud og kontrakt. Byggekomiteen har ansvar for at arbeidet utføres i samsvar med de vedtak, planer og budsjetter som foreligger. Ved større oppgaver kan/bør denne opgaven settes bort til en byggeleder som skal kvalitetssikre prosjektet i denne fasen. Vurder tidspunkt for igansetting i forhold til ytre forhold som når på året, tilknytning til tekniske anlegg, hindring for aktivitetene, adkomst osv.
Viktige oppgaver:
- Egen/og eller engasjert administrasjon, for eksempel prosjektledelse, byggeledelse, forretningsfører og lignende. Engasjert byggeledelse kan ta kontroll/økonomioppfølging. - Byggherrebetalte forsikringer, konferer de prosjekterende og eventuell prosjektledelse/byggeledelse. -Gebyr og avgifter (konferer kommunen).
- Dugnadsplan og dokumentasjon av dugnadsarbeidet er nødvendig. Før timelister som attesteres.
- KdI setter krav til regnskapsførsel - bruk som minimum regnskapsskjema og idrettens kontoplan.
- Kontroll av utførte arbeider/mengdekontroll/attesterte utbetalinger - delegeres til byggeledelsen.
- Overtakelse, garantier, ferdigbefaring og kontroll av at kontrakten er oppfylt. NB! FERDIGATTEST FRA MYNDIGHETENE MÅ FREMSKAFFES.
- Alle befaringer og avtaler om utbedringer protokolleres, klager/ankepunkter fremføres skriftlig. Eventuelle tvister kan avgjøres av nøytrale sakkyndinge, konferer kontraktsvilkårene.
PROSJEKTERINGSFASEN
Prosjekteringsfasen gir prosjektet sin endelige utforming. Det vil si at alle funksjons- og ytelseskrav skal formuleres entydig og gi grunnlag for detaljert uttegning og beskrivelse, som ligger til frunn for ANBUD, BYGGEMELDING m.m. I denne fasen bør dere søke hjelp av fagpersoner, spesielt teknisk- faglige rådgivere. Skal det søkes spillemidler skal forprosjektet fremstilles for godkjenning i tråd med KdIs krav til forhåndsgodkjenning. Kommunens kulturetat kan være behjelpelig med dette, evt. idrettskonsulenten i fylket. Det finnes også en egen folder spillemidler til anlegg for idrett og friluftsliv utgitt av KDs idrettsavdeling. Her vil også idrettskretsen kunne bistå.
Viktige oppgaver
- Revurdere behov - gå igjennom dette enda en gang.
- Behovet for spesialkompetanse bør vurderes.
- Legg gjerne frem alternative forslag.
- Ikke lur deg selv ved å underkalkulere. Husk momsen og renter på eventuelle lån/mellomfinansiering.
- Planpresantasjon med DOKUMENTASJON.
- Foreløpige kostnadsanalyser.
- Driftsanalyser.
- Søknad om forhondsgodkjenning i kommunen. (KdI skal godkjenne store og kostnadskrevende anlegg). Rettledning om forhondsgodkjenning av planer /V-059813).
- Beslutning fattes i styret og på generalforsamlingen. (Alle opptak av eventuelle lån skal godkjennes av årsmøtet).
- Deretter hovedprosjektering og detaljutforming som dimensjoner, kostnader og endelig avklaring for de prosjekterende.
- Endelig godkjenning av tekniske planer.
- Endelig godkjenning av ramme for finansieringsplan, søknader osv.
FINANSIERINGSPLAN
Finansieringsplanen handler om mulige egne midler og klubbens evne til dugnadsarbeid, eventuelt kommunale tilskudd, samt mulige spillemidler som til sammen finansierer realiseringen. I tillegg bidrag, lån, gaver, garantier osv. Husk at finansieringen og tidspunkt for når midlene er disponible har enorm betydning, ikke bare for prosjektet i byggefasen, men i like stor grad for driftsfasen, særlig de første årene som kan være svært kritiske.
Viktige oppgaver
- Fastsette eierform, eventuelt selskapsdannelse.
- Detaljert kostnadsoverslag med spesifiserte materialleveranser og arbeidskostnader. En entreprenør kan bistå med denne delen basert på forprosjektet.
- For større bygg vil vi anbefale norsk standard NS3451 "Bygningsdelstabell" helt fra starten av, da denne også er grunnlag for for NS3453 "Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt".
- Kontoplanen som er logisk bygd opp og detaljert kan brukes gjennom hele byggesaken fra første overslag til sluttregningen. Du kan også bruke KdIs regnskapsskjema til enklere anlegg.
- Egenandel, egenkapital/gaver, dugnader og speialavtaler enkelte medlemmer har i forbindelse med leverandører må benyttes, men husk å ikke ta dett for gitt før skriftelige avtaler om leveranser foreligger.
- Spillemiddelstøtte - hvor mye kan man få, og hvordan få disse midlene? (se egen folder utgitt av KdI Tippemidler til idrettsanlegg. Mulig ventetid? NB! Husk at prosjektet må være prioritert i din kommunes anleggsplan for å kunne få spillemidler.
- Er du i tvil om hva anlegget kan få i støtte ta gjerne kontakt med KdI eller fylkets idrettskonsulent, alternativt idrettskretsen.
- Ta kontakt med kommunal saksbehandler eller fylkesidrettskonsulenten og hør om søknaden nå tilfredsstiller de formelle krav.
- Sjekk kommunale garantier og hvilke søknadsfrister som gjelder overfor kommunen.
- Kommunal støtte skulle forutsetningsvis være 1/3 av kostnadene. Ofte holder dessverre ikke denne forutsetningen lenger. Søknad om kommunal støtte, eventuelt fylkeskommunal støtte skal gjennom mange ledd, og det tar ofte lang tid før endelig vedtak foreligger. Kjenn søknadsprosedyrene.
- Kommunen skal skrive under på at den vil oppfylle sin del av finansieringen og dessuten garantere bruksretten. Lån - lånetilsagn - eventuelt lånegarantier.
- Tenk nøye igjennom hvem i laget som kan skaffe de rette forbindelsene mht. gunstige lånebetingelser.
- Andre mulige finansieringskilder (Miljøverndep. - frilutsanlegg, velforeninger, skole og næringsliv).
- Vurder likviditeten i prosjektet.
- Husk at laget må betale på lån i mange år (renter).
- Finansieringsplanen må godkjennes i styret, ved låneopptak må dett via et årsmøtevedtak.